Chat med medlemmene

Du finner chatten under Chatter i menyen, i gruppen Kommunikasjon.

Hva chatten gjør

Chatten er ikke bare for medlemmer, den gjelder alle klubbens kunder. Som admin kan du lese gruppechatter, delta i samtaler, og starte nye chatter direkte med ansatte og innleide fra Team-siden. En bryter øverst på chat-siden viser eller skjuler chat for medlemmene med det samme.

Direktemeldinger mellom medlemmer leser ikke klubben. Chatten er alltid per klubb: du ser og deltar kun i samtaler i klubben du står i.

Gjester på nettsiden

Besøkende som ikke er logget inn, ser et kontaktskjema i chatten på klubbnettsiden. De skriver navn, e-post og melding, og kan velge at meldingen går til en bestemt trener. Meldingen dukker opp som en gjestechat hos dere, og gjesten får svar på e-post.

Statistikk og rapporter

Knappen Statistikk øverst på siden åpner Chatstatistikk: antall henvendelser, median svartid, andel besvart innen 1 time, hvor mange som venter nå, hvem som svarer, og når på døgnet og ukedagen henvendelsene kommer. Ved siden av ligger innholdsrapporter, der medlemmer har meldt en melding til klubben.

Flere handlinger på en henvendelse

Ved siden av Merk som løst i en åpen henvendelse ligger knappen Flere handlinger (tre prikker).

  1. Åpne henvendelsen under Chatter.
  2. Klikk Flere handlinger.
  3. Velg Merk som ulest for å la saken stå som ny til du åpner den igjen.
  4. Velg Videresend til kollega, velg kollegaen, skriv eventuelt en melding og klikk Videresend. Kollegaen blir ansvarlig og får e-post med lenke til samtalen.
  5. Velg Arkiver for å rydde saken bort fra lista. Du finner den igjen under filteret Arkivert, og Hent fram fra arkivet legger den tilbake.

En arkivert eller løst sak dukker opp igjen i lista når kunden skriver på nytt.

Autosvar og varsel når ingen svarer

Klikk Autosvar øverst på chat-siden for å sette teksten kunden ser med det samme de skriver til klubben (feltet Svar på ny melding), og eventuelt når klubben svarer (Når svarer dere?, for eksempel «Hverdager 09–16»). Står feltet tomt, vises en standardtekst i stedet.

Har ingen i klubben svart på en henvendelse innen 4 timer, sender Clubify en e-post til alle admins slik at ingen henvendelse blir liggende ubesvart.

Assistenten svarer

Assistenten kan svare kunden i chatten ut fra klubbens åpningstider, priser, kurs og nettside. Den er av som standard.

  1. Gå til Chatter i menyen.
  2. Klikk Autosvar øverst på siden.
  3. Slå på Assistenten svarer.
  4. Klikk Lagre.

Kunden ser at svaret er automatisk: det er merket Automatisk svar. Er assistenten usikker, skriver den at spørsmålet sendes videre til klubben. Henvendelsen står da fortsatt som ubesvart hos dere, merket Sendt videre til dere, og dere svarer som vanlig. Et svar fra assistenten regnes som klubbens svar og vises som Assistent i samtalen.

Meldingene sendes til Anthropic for å lage svaret. For å slå assistenten av gjør du steg 1 til 4 på nytt med bryteren av. Bryteren vises først når funksjonen er klar i klubben din.

Aldersgrense

Klubben setter selv en aldersgrense for chat, under Innstillinger → Klubben → fanen Organisasjon. Under grensen chatter en foresatt på vegne av barnet, og foresatte kan justere grensen for sitt eget barn. Det finnes ingen felles grense for alle klubber, en breddeklubb med mange barnelag trenger ofte en annen enn en klubb med kun voksne.

Vanlige spørsmål

Kan jeg skru av chat midlertidig? Ja, bryteren Chat for klubben på chat-siden skjuler den for medlemmene uten å slette samtalehistorikken.