Send faktura med KID fra Clubify

Klubben sender fakturaen fra Clubify, og pengene går rett til klubbens bankkonto. Kunden betaler i nettbanken med kontonummer og KID. Når dere laster opp innbetalingsfila fra banken, blir fakturaene betalt i Clubify.

Slik finner du det

Du finner det under Økonomi → Fakturaer.

  1. Åpne Økonomi i sidemenyen
  2. Velg Fakturaer

Før dere starter

Klubben trenger en KID-avtale (OCR giro) i banken på kontoen fakturaene skal betales til. I avtalen står hvor lang KID-en er og om banken bruker MOD10 eller MOD11. Bruker regnskapssystemet allerede KID på samme konto, må KID-en fra Clubify ha en annen lengde.

Sett opp fakturaen

  1. Gå til Økonomi → Fakturaer og velg fanen Innstillinger
  2. Skriv inn Kontonummer
  3. Velg KID-lengde og Kontrollsiffer slik det står i KID-avtalen
  4. Velg Forfall i dager, og skriv en standardmelding hvis dere vil
  5. Kryss av for at klubben har KID-avtale på kontoen
  6. Trykk Lagre

Send én faktura eller mange

  1. Trykk Ny faktura
  2. Velg mottaker: én kunde, flere kunder (alle medlemmer eller en gruppe) eller en bedrift
  3. Legg inn linjene med beskrivelse, antall, pris og mva
  4. Sjekk forfallet og meldingen
  5. Trykk Forhåndsvis for å se fakturaen og e-posten
  6. Trykk Send fakturaen

Hver faktura får eget nummer og egen KID. Når du velger flere kunder, velger du også Faktura per betaler eller Faktura per person.

  • Faktura per betaler er standard. Den som betaler får én faktura, med linjene gjentatt for hvert barn og med barnets navn i beskrivelsen.
  • Faktura per person gir en faktura per barn, sendt til den som betaler.

Betaleren er alltid den samme: i et familiemedlemskap betalingskontakten, for et barn hovedforesatt, ellers kunden selv. En familie i et familiemedlemskap får bare én faktura til betalingskontakten, ikke én per familiemedlem.

Fakturer en bedrift eller sponsor

Velg Bedrift som mottaker og legg inn navn, org.nr., e-post og adresse, og «Deres referanse» hvis bedriften har bedt om det. Bedriften lagres, så dere kan velge den neste gang.

Les inn innbetalingene fra banken

  1. Last ned innbetalingsfila (OCR) fra nettbanken
  2. Gå til Økonomi → Fakturaer og velg fanen Innbetalinger
  3. Trykk Last opp fil og velg fila
  4. Se gjennom lista: betalt, delbetalt, overbetalt og ukjent KID
  5. Trykk Les inn

Samme fil kan lastes opp flere ganger uten at noe blir betalt to ganger. En innbetaling med en KID Clubify ikke kjenner, for eksempel fra regnskapssystemet, hoppes over. Fila må gjelde klubbens egen konto.

Når noen betaler uten KID

Åpne fakturaen i lista og trykk Registrer innbetaling. Skriv datoen og beløpet fra kontoutskriften. Clubify lagrer hvem som registrerte den.

Påminnelser

Er fakturaen ikke betalt, sender Clubify en påminnelse så mange dager etter forfall som dere har valgt i Send etter forfall under Innstillinger. Påminnelsen har samme KID og en ny frist på 14 dager. Hver faktura får høyst 2 påminnelser, og det legges ikke på purregebyr. Dere kan også åpne fakturaen og trykke Send påminnelse.

Krediter en faktura

Åpne fakturaen og trykk Krediter. Skriv hvorfor. Clubify lager en kreditnota med eget nummer og sender den til mottakeren. Bare en faktura uten innbetalinger kan krediteres.

Abonnement med faktura

Står et abonnement på Faktura med KID, sender Clubify fakturaen når abonnementet forfaller. Har klubben et regnskapssystem som sender faktura, velger dere i Avsender for abonnement under Innstillinger om fakturaen skal sendes Fra Clubify eller Fra regnskapssystemet. Når innbetalingen er lest inn, er perioden betalt.

Regnskapet

Har klubben koblet til regnskapssystemet og fører kundefordringer, føres fakturaen som kundefordring når den sendes, og innbetalingen når den er lest inn. Uten kundefordringer føres salget når fakturaen er betalt. Velg konto for faktura under Økonomi → Regnskap.

Vanlige spørsmål

Ser kunden fakturaen? Ja. E-posten har en knapp til fakturaen, som kan skrives ut eller lagres som PDF.

Kan vi endre en faktura som er sendt? Nei. Krediter den og send en ny.