Når synken feiler, og hva som er en ekte pengealarm
Feiler et bilag mot regnskapssystemet, betyr det nesten alltid at oppsettet mangler noe, ikke at penger er på avveie.
Den vanlige årsaken: oppsettfeil
Mangler en hovedbokskonto eller en mva-kode for salgstypen som skal bokføres, stopper bilaget. Ordren blir stående som usynkronisert med en forklaring på regnskapssiden, og forsøkes på nytt neste natt. Ingenting bokføres halvveis, og pengene fra salget er urørt, kun bilaget mangler.
Slik retter du det: gå til Økonomi → Regnskap → Oppsett. Mangler oppgjørskonto for en betalingsmåte, står det et gult varsel Oppgjørskonto mangler øverst i Synkronisering, med knappen Gå til Kontoer. Velg kontoen feilmeldingen peker på. Selger klubben noe med en avvikende mva-sats, må konto for den satsen være valgt før neste forsøk.
Valgt avdeling er borte i Tripletex
Er avdelingen klubben valgte slettet eller satt inaktiv i Tripletex, stopper synken i stedet for å bokføre uten avdeling. Velg avdeling på nytt under Økonomi → Regnskap, i fanen Oppsett, delen Kontoer.
Avdeling uten nummer eller med ukjent nummer
Har klubben idrettsavdelinger med avdelingsnummer, stopper synken når en ordre har en linje i en avdeling uten nummer, eller med et nummer som ikke finnes som aktiv avdeling i Tripletex. Meldingen navngir avdelingen. Rett nummeret under Innstillinger → Klubben → Idrettsavdelinger, eller opprett avdelingen i Tripletex, så bokføres ordren ved neste synk.
Den andre vanlige årsaken: feil miljø
Er klientnøkkelen eller tokenet fra feil miljø, for eksempel et demonøkkel mot produksjons-API, feiler hele tilkoblingen med en tydelig feilmelding fra leverandøren, ikke bare ett bilag.
Hva som faktisk er en pengealarm
En pengealarm er noe annet: en betaling som feilet i Stripe eller Vipps selv, ikke et bilag som ikke fant riktig konto. Et oppsettproblem i regnskapssynken endrer aldri om kunden har betalt, det avgjør kun om Clubify har klart å skrive bilaget videre til regnskapssystemet ennå.
Hvis noe går galt
Står en ordre lenge som usynkronisert etter at du har rettet kontoen, trykk Synkroniser nå under Økonomi → Regnskap → Oppsett → Synkronisering i stedet for å vente til neste natt.