Kontoplan og hvordan inntekter havner riktig
Under Økonomi → Regnskap, i fanen Oppsett, delen Kontoer, velger du under MVA-regler per salgstype hvilken konto og mva-sats hver salgstype skal bokføres på, slik at inntekten havner riktig uten at du må rette den manuelt etterpå.
Salgstypene
Oppsettet har 20 rader: Baneleie, Bane i privattime, Utleie av lokale, Kurs og trening, Privattimer, Klippekort, Medlemskap, Turneringer, Arrangementer, Butikk og utstyr, Utstyrsleie, Strengeservice, Frakt, Skapleie, Depositum skapleie, Gavekort solgt, Gavekort innløst, Purregebyr, Rabattkoder og Annet / standard. Mangler en rad konto, havner salget på Standard salgskonto øverst i Standardkonto og MVA. Det feiler ikke, men fører omsetningen ett sted. Knappen Fyll inn … rader fra kontoplanen fyller bare tomme rader og rører ikke kontoer du har valgt selv.
Standardsatsene for et idrettslag
- Baneleie, medlemskap, trening, privattimer, turneringer og arrangementer er normalt mva-fritatt
- Utstyrsleie, strengeservice og varer i butikken er normalt 25 %. Mat og drikke er normalt 15 %
- Purregebyr er klubbens inntekt utenfor mva, mva-kode 6. Kontoen i standardoppsettet er en plassholder i 3200-serien. Avtal riktig konto med regnskapsfører
- Et gavekort har ingen mva ved salg. Det er ikke omsetning, men en gjeld klubben skylder kunden til kortet løses inn. Innløsningen arver automatisk kontoen fra varen eller tjenesten som betales med kortet
Kontoen og mva-koden må stemme overens
Hovedbokskontoer har ofte en låst mva-kode. Endrer du sats på en salgstype, må du som regel også bytte konto, i samråd med regnskapsfører. Selger klubben noe med en avvikende sats, som matvarer, settes satsen på selve produktet i stedet for på salgstypen, se mva på varer, henting og utstyrsleie.
Kontoer for avvikende mva-satser
Varer med 15 % (matvarer) eller 12 % (persontransport, overnatting) trenger egen konto, fordi kontoen låser mva-koden. Du velger dem i delen Kontoer for avvikende mva-satser, som vises når klubben er koblet til. Er feltet tomt og klubben selger noe med den satsen, stopper synken på ordren og sier fra. Den gjetter ikke en konto.
Privattime blir to linjer
En privattime bokføres som to linjer: trenerdelen på Privattimer og banedelen på Bane i privattime. Er ingen konto valgt for banedelen, bruker den kontoen for Baneleie. Gjelder både Tripletex og PowerOffice Go.
Oppgjørskonto per betalingsmåte
Vipps og Stripe utbetaler til klubben i ulik takt og ofte til ulike kontoer. Sett derfor egen oppgjørskonto per betalingsmåte hvis klubben skal kunne avstemme mot bank, ikke bare én felles konto for alt.
Vipps slått inn i kassen på Zettle-terminalen har egen oppgjørskonto, Vipps i kassen, adskilt fra Zettle og Vipps. Raden dukker opp når klubben har slike salg. Et salg betalt på flere måter føres med én oppgjørslinje per måte.
Hvis noe går galt
Mangler oppgjørskontoen for en betalingsmåte, eller kontoen for en avvikende mva-sats klubben selger med, stopper bilaget til kontoen er satt. Se når synken feiler.