Styremøter i Clubify

Styret lager og følger opp styremøtene selv: saksliste, vedtak, hvem som møtte, referat og godkjenning. Bare styret og administratorer ser møtene. Vanlige medlemmer ser verken møtet, sakslisten eller referatet.

Slik finner du det

Du finner det under Profil → Styret → Møter, eller Møter → Nytt styremøte i admin.

  1. Åpne Profil og trykk på kortet Styret, og velg fanen Møter.
  2. Trykk Nytt styremøte og fyll ut tittel, tidspunkt og sted.
  3. Åpne møtet for å lage saksliste, registrere frammøte og skrive referat.

Hvem kan gjøre hva

Administratorer og personer med en rolle der Styret er slått på, eller nøkkelen Styredokumenter, kan opprette og endre styremøter, saker, frammøte og referat. Se Styret i Clubify for å gi noen tilgang.

Opprette et styremøte

  1. Åpne Profil og trykk på kortet Styret, og velg fanen Møter. Administratorer kan også gå til Møter i admin og trykke Nytt styremøte.
  2. Trykk Nytt styremøte. Fyll ut tittel, start, slutt, sted og eventuelt en beskrivelse.
  3. Åpne møtet og trykk Send innkalling til styret. Innkallingen går som push i appen og som e-post.

Innkallingen går til personene med rollen Styret og til dem som er lagt inn under Styret i admin med en kunderad. Kapasitet, purring, bilder og Google-visning finnes ikke for styremøter. Saksliste og referat finnes bare på styremøter, ikke på åpne møter og årsmøter.

Saksliste

Under Saksliste skriver du en tittel og trykker Legg til. Trykk blyanten for å fylle ut ansvarlig, minutter, beskrivelse og vedtak. Pilene flytter saken opp og ned. Totaltiden øverst er summen av minuttene.

Frammøte

Under Frammøte ser du styremedlemmene og svaret deres på innkallingen. Kryss av for dem som møtte. Frammøtet avgjør hvem som må godkjenne referatet.

Du kan selv svare Kommer eller Kommer ikke øverst på møtesiden.

Referat og godkjenning

  1. Skriv referatet og trykk Lagre utkast.
  2. Trykk Send til godkjenning.
  3. Hvert styremedlem som møtte åpner møtet og trykker Godkjenn referatet. Navn og tidspunkt lagres.
  4. Når alle som møtte har godkjent, blir referatet godkjent og låst.

Endrer noen teksten eller sakslisten før alle har godkjent, fjernes godkjenningene og referatet blir et utkast igjen. Ny rekkefølge på sakene gjør ikke det. Mangler det en som ikke kan godkjenne, kan en administrator trykke Godkjenn uten de som mangler. Minst ett styremedlem må ha godkjent først.

Er ingen av de frammøtte innlogget styremedlem i Clubify, godkjennes ikke referatet av at en annen trykker Godkjenn referatet. En administrator trykker Fastsett referatet etter første godkjenning.

Et godkjent referat kan ikke endres. Det samme gjelder sakslisten og vedtakene, og møtet kan ikke slettes. Godkjenningen skjer i Clubify og er ikke BankID.

Hvis noe går galt

Jeg får ikke trykke Godkjenn referatet. Referatet må være sendt til godkjenning, og du må ha tilgang til styret. Har du alt godkjent, står det at du har godkjent.

Frammøtelisten er tom. Ingen er registrert som styremedlem ennå. Gi personene rollen Styret, eller legg dem inn under Styret i admin og koble dem til en kunderad.

Ingen fikk innkallingen. Styremedlemmet må ha en e-postadresse på kunderaden sin. Du kan sende innkallingen på nytt fra møtesiden, men høyst tre ganger i timen.