Hva Clubify bokfører, og når

Er klubben koblet til regnskapssystemet sitt (PowerOffice Go eller Tripletex), bokføres salget automatisk. Regnskapsføreren slipper å registrere Clubify-salg for hånd.

Hva som bokføres

Hvert salg der penger faktisk kommer inn, bokføres som eget bilag: kort, Stripe, Vipps eller betalingslenke. Betaling med gavekort og klippekort bokføres også, mot en egen oppgjørskonto. Salg på Zettle-terminalen kommer med når klubben har slått på Kassesalg blir ordrer i Clubify, se Zettle. Betaler kunden i en kasse Clubify ikke kjenner til, skjer det utenfor Clubify og bokføres der kassesystemet allerede bokfører, ikke her.

Hva som ikke bokføres

Ordrer merket Gratis gir ingen inntekt, og bokføres derfor ikke som salg. Det finnes ikke lenger noen «marker som betalt»-knapp i Clubify: er pengene ikke tatt via kort, Vipps eller gavekort, skjer betalingen utenom Clubify sitt regnskap.

Når det bokføres

Salg bokføres når betalingen er bekreftet. Clubify sender ikke selv fakturaer til kundene. Velger klubben faktura med KID på et abonnement, sender regnskapssystemet fakturaen, og Clubify setter ordren betalt når fakturaen er betalt der, se Betalingsmåte for abonnement. En eldre faktura som ligger igjen, bokføres når den ble opprettet, ikke når kunden betaler den. Synkroniseringen kjører automatisk hver natt. Du kan kjøre den med en gang med Synkroniser nå under Økonomi → Regnskap → Oppsett → Synkronisering.

Refusjon

En hel eller delvis refundert ordre bokføres som kreditnota, med riktig andel mva når bare deler av kjøpet refunderes. En ordre som er refundert, skal aldri se ut som betalt igjen i regnskapet.

Gebyret

Clubify tar et transaksjonsgebyr per betaling. Gebyret trekkes fra klubbens oppgjør og kan bokføres som egen kostnadslinje hvis klubben ønsker bruttoføring. Slå på Bokfør transaksjonsgebyr (anbefalt) i seksjonen Transaksjonsgebyr under Økonomi → Regnskap → Oppsett → Kontoer. Den vises når klubben er koblet til et regnskapssystem. Da velger du to kostnadskontoer, én for betalingsleverandørens gebyr og én for Clubifys plattformavgift. Satsen står i avtalen med Clubify.

Vanlige spørsmål

Hva om en kunde betaler kontant for en booking? Bookingen gjøres da i klubbens kasse, ikke i admin, slik at bilaget havner der kassesystemet allerede fører kontantsalg.