Betalingsmåte for abonnement

Betalingsmåten bestemmer hva som skjer når et abonnement forfaller. Klubben velger en standard, og dere kan endre den på hvert enkelt abonnement.

Velge klubbens standard

  1. Gå til Abonnementer og velg fanen Innstillinger
  2. Finn kortet Standard betalingsmåte og velg under Betalingsmåte
  3. Lagre

Standarden gjelder nye abonnement. Eksisterende abonnement endres ikke. Hjelpeteksten under feltet forklarer valget.

De tre valgene for klubben

  • Kort, ellers betalingslenke: har kunden lagret kort, belastes det ved forfall. Uten kort får kunden en betalingslenke som lagrer kortet
  • Betalingslenke, Vipps eller kort: kunden får en lenke ved hvert forfall og velger Vipps eller kort. Kortet lagres ikke
  • Faktura med KID fra regnskapssystemet: regnskapssystemet sender fakturaen med KID. Kunden betaler i nettbanken

Endre for ett abonnement

  1. Åpne abonnementet fra Abonnementer
  2. I kortet Administrer ordre, velg under Betalingsmåte ved forfall
  3. Hjelpeteksten under feltet forklarer hva valget gjør

Per abonnement finnes fem valg: de tre over, Betalingslenke, kortet lagres (kunden betaler lenken én gang, og kortet belastes automatisk etterpå) og Manuell (admin) (ingenting skjer automatisk). Har kunden en Vipps-avtale, er det avtalen som styrer, og feltet vises ikke.

Med lenke uten kortlagring eller faktura skjules kortinfoen på abonnementet, og Start automatisk belastning og Belast nå finnes ikke. Bytter dere bort fra faktura mens en faktura er åpen, spør Clubify om bekreftelse i dialogen Bytte betalingsmåte: fakturaen gjelder fortsatt og må betales eller krediteres i regnskapssystemet.

Første kjøp følger standarden

Kunden som kjøper et abonnement i kassen møter klubbens standard. Er standarden Betalingslenke, Vipps eller kort eller faktura, viser kassen Vipps og kort. Kortet lagres da bare hvis kunden selv velger det.

Faktura med KID

Valget krever Tripletex med fakturasending slått på. Slik slår du det på:

  1. Koble til Tripletex, se Koble til Tripletex
  2. Gå til Økonomi → Regnskap og åpne fanen Oppsett
  3. I delen Faktura med KID slår du på Send faktura fra regnskapssystemet
  4. Velg Forfall (1 til 90 dager) og Sendemåte: Automatisk, E-post, EHF eller eFaktura
  5. Klikk Lagre nederst på siden, samme knapp som for resten av oppsettet

Er det ikke på, står valget grått med en forklaring. Slår du bryteren av mens abonnement har faktura, advarer Clubify med en melding om hvor mange abonnement det gjelder: de får ingen faktura ved forfall, og ordren venter til du slår den på igjen. Velger du faktura som klubbstandard mens sendingen er av, vises en tilsvarende advarsel.

Slik går det:

  1. Ved forfall lager Clubify ordren
  2. Regnskapssystemet sender fakturaen til kunden med KID
  3. Clubify sjekker fakturaene hver time. Er fakturaen betalt i regnskapssystemet, settes ordren betalt og perioden flyttes

Clubify belaster aldri kort på dette abonnementet, sender ingen betalingslenke og purrer ikke. Purring og inkasso gjør dere i regnskapssystemet.

Blir fakturaen kreditert i regnskapssystemet, strykes kravet i Clubify, og dere får varsel.

Utestående og kansellering

Under Utestående står kravet med typen Faktura, og detaljene viser Faktura fra regnskapssystemet. Raden viser fakturanummer, KID og forfall, og etiketten Faktura ikke sendt, Faktura sendt eller Faktura forfalt. Raden har ingen purring eller belastning. Stryk kravet krediterer fakturaen i regnskapssystemet. Feiler det, strykes ikke kravet.

Kansellerer dere ordren, krediteres fakturaen i regnskapssystemet. Skal dere bare kansellere noen av linjene, gjør dere det i regnskapssystemet. Er fakturaen betalt, refunderer dere i regnskapssystemet, ikke fra Clubify.

Hvor kunden ser det

I Min profil står Betalingslenke fra klubben med teksten «Du får en betalingslenke på forfallsdagen. Kortet lagres ikke.», eller Faktura fra klubben. På medlemskapet og treningsabonnementet heter datoen Neste betalingslenke eller Neste faktura, ikke «Neste belastning». Før fakturaen er sendt, står Faktura kommer fra klubben. Etterpå står Faktura sendt med fakturanummer, KID og forfall, og Faktura forfalt når fristen er ute.

Hvor det synes i admin

  • Ordrer, regnskapssiden og kontooppsettet kaller en betalingslenke Betalingslenke, aldri faktura. Faktura betyr alltid faktura fra regnskapssystemet
  • Dagsrapporten har kolonnen Betalingslenke, og Faktura (regnskapssystem) når det finnes slike salg
  • Abonnementslista har kolonnen Betalingsmetode og viser Betalingslenke sendt på rader der lenken venter på betaling

Vanlige spørsmål

Hvorfor er Faktura med KID grått? Klubben har ikke Tripletex med fakturasending på. Slå på Send faktura fra regnskapssystemet under Økonomi → Regnskap → Oppsett, i delen Faktura med KID.

Kan vi bytte betalingsmåte på et abonnement som er i gang? Ja, velg ny måte under Betalingsmåte ved forfall. Valget gjelder fra neste forfall.

Hva med Vipps? Vipps brukes til enkeltkjøp og til betalingslenker. Abonnement belastes ikke automatisk med Vipps.