Koble Clubify til Tripletex

Alt klubben selger i Clubify bokføres automatisk i klubbens eget Tripletex.

Før du starter

Før koblingen må en administrator godkjenne vilkårene for Tripletex. Kortet står under Oppsett → Tilkobling i stedet for koblingen, til det er godkjent. Se godkjenn vilkårene for tilvalg.

  • Klubben har Tripletex, og du er brukeradministrator der
  • Du vet hvilken konto betalingene fra Clubify kommer inn på

Steg for steg

  1. I Tripletex: gå til Selskap → API-tilgang og lag et nytt token for en ansatt. Velg Clubify i lista over applikasjoner, og kopier tokenet
  2. I Clubify: gå til Økonomi → Regnskap
  3. Klikk Bruker dere Tripletex? øverst på siden, eller åpne fanen Oppsett og velg Tripletex under Tilkobling
  4. Lim inn tokenet og klikk Test og koble til
  5. Velg konto for hver salgstype klubben bruker: booking, medlemskap, trening, vare, gavekort og de andre
  6. Oppgi oppgjørskontoen for hver betalingsmåte klubben tar imot
  7. Bruker klubben avdelinger i Tripletex: åpne fanen Oppsett, delen Kontoer, og velg avdeling under Avdeling i Tripletex. Alle nye bilag føres da på den avdelingen
  8. Har klubben flere idrettsavdelinger: legg avdelingsnummeret fra Tripletex inn på hver avdeling under Innstillinger → Klubben → Idrettsavdelinger. Hver postering føres da på avdelingen til varen, og avdelingen du velger her blir den som brukes for alt som er felles for klubben

Avdelingsmodulen må være slått på i Tripletex. Kommer ikke lista, står det «Kunne ikke hente avdelinger fra Tripletex», og valget er låst til lista kan hentes. Bilag som alt er bokført får ikke avdeling i ettertid.

Clubify er godkjent Tripletex-partner, så klubben trenger bare sitt eget token.

Slik bokføres et salg

  • Én postering per vare, på kontoen klubben har valgt for den salgstypen
  • Beløpene føres brutto, med mva-typen fra klubbens egen kontoplan
  • En motpostering mot oppgjørskontoen for betalingsmåten som ble brukt

Betalte kunden med Vipps, treffer oppgjøret Vipps-kontoen. Betalte kunden med kort, treffer det kortkontoen.

Ubetalte fakturaer som kundefordring

Under Kundefordring i fanen Oppsett, delen Kontoer, kan klubben slå på at et åpent krav knyttes til kunden på fordringskontoen (kontoen du har valgt for betalingsmåten Betalingslenke). Et åpent krav er en faktura, en betalingslenke som ikke er betalt, eller en abonnementsfornyelse som venter på betaling. Når kravet er betalt, bokfører Clubify en innbetaling som lukker det. Er bryteren av, føres bare fakturaer, som et vanlig salgsbilag uten kunde på fordringskontoen. Clubify purrer ikke og sender ikke inkassokrav: innkreving og inkasso gjør dere i Tripletex. Er fakturaen kreditert i Tripletex, strykes ordren i Clubify og dere får varsel.

Hvis et bilag feiler

Ordren blir stående usynkronisert, med en forklaring på regnskapssiden, og forsøkes på nytt neste natt. Se når synken feiler for de vanligste årsakene.

Trenger du hjelp?

Kontakt oss på hei@clubify.no.